De deelnemers aan uw vergadering zijn wellicht niet vertrouwd met digitale hulpmiddelen.
Daarom is het belangrijk om hun toegang tot hun gebruikersruimte en tot de vergadering te vergemakkelijken.
Bij Digital-Meeting hebben we er alles aan gedaan om hun leven te vereenvoudigen. Er wordt een uitnodigingsmail naar de deelnemers gestuurd. Deze e-mail bevat een beveiligde link naar hun gebruikersruimte. Geen login, geen wachtwoord. Gewoon een beveiligde verbinding.
In zijn gebruikersruimte heeft elke deelnemer toegang tot zijn gegevens, maar ook tot de agenda van de vergadering en de bijlagen bij de agendapunten. Hij of zij heeft de mogelijkheid om zijn of haar vragen of opmerkingen over de agenda te formuleren. Ten slotte worden zij uitgenodigd om hun intentie om al dan niet deel te nemen aan de vergadering kenbaar te maken.
Op de afgesproken dag wordt hij door middel van een eenvoudige knop uitgenodigd om mee te doen. Hij of zij zal dan volledig kunnen deelnemen aan de vergadering, spreken als u heeft besloten hem of haar het woord te geven en, het allerbelangrijkste, stemmen.
Aan het einde van de vergadering krijgt uw deelnemer op afstand een certificaat van deelname aan de vergadering. Op dit certificaat vindt hij of zij niet alleen de punten die op de agenda stonden, maar ook de punten die niet op de agenda stonden.