notebook, notes, pen-1840276.jpg

“Papieren” algemene vergaderingen. Wat als we stoppen met knoeien?

Als u zeg “algemene vergaderingen” en u bent ondernemer, bestuurder of aandeelhouder, dan is de kans groot dat u denkt: “tijdverspilling”, “administratief proces”, “verveling”…

Als u van nature positief bent, denkt u misschien: “dividenden”, “communicatie”, “participatie”…

Maar de meer ervarenen onder u denken ook “naleving”.

Naleving…

Hoe kan de Algemene Vergadering bijdragen tot de naleving?

Naleving of conformiteit: alle acties die erop gericht zijn de maatregelen en het gedrag van leidinggevenden en personeel van openbare of particuliere organisaties (non-profitorganisaties, bedrijven, vakbonden, enz.), alsook ten aanzien van derden, in overeenstemming te brengen met de externe en/of interne norm die van toepassing is op de plaats waar zij werkzaam zijn. 

In België is elke vennootschap of vereniging wettelijk verplicht ten minste eenmaal per jaar een algemene vergadering te houden. Deze vergadering heeft tot doel de jaarrekening goed te keuren en, in voorkomend geval, kwijting te verlenen aan de bestuurders van de vennootschap voor de uitoefening van hun mandaat. Wat de verantwoordingsplicht betreft, is dit een belangrijk moment voor de raad van bestuur.

De organisatie van de algemene vergadering is derhalve een wettelijke verplichting. Zij moet worden gehouden volgens de procedures die zijn vastgesteld in de wetgeving van vennootschappen en verenigingen (de “WVV”).

Wat zijn de kosten van
niet-naleving?

Wist u dat de algemene vergadering van Barco in 1998 door de rechter nietig is verklaard omdat verschillende vredesactivisten het recht werd ontzegd om vragen te stellen? Stel u de impact van zo’n beslissing voor.

Algemeen wordt aangenomen dat de kosten van niet-naleving 2,5 maal zo hoog zijn als die van naleving. En deze kosten hebben de neiging elke tien jaar met 50% te stijgen.

In België, om alleen over ons land te spreken, heeft de WVV het plafond voor de aansprakelijkheid van bedrijfsleiders vastgesteld op 125.000 euro voor de kleinste ondernemingen en op 12 miljoen euro voor de grootste. Heeft u onlangs een bestuursmandaat aanvaard, zelfs indien onbezoldigd, in een startende onderneming? Moet u hier zeker eens over nadenken…

De verjaringstermijn voor deze inbreuken op de WVV is 5 jaar.

Er zij op gewezen dat dit uiteraard geldt voor regelmatig benoemde bestuurders, maar ook voor feitelijk benoemde bestuurders, d.w.z. eenieder, al dan niet bezoldigd, die alle of een deel van de functies uitoefent die normaliter aan de raad van bestuur toekomen. 

In een arrest van het Hof van Cassatie van 17 december 2019 wordt aldus herinnerd aan de regel volgens welke zowel een natuurlijke persoon die houder is van een vennootschapsmandaat als een feitelijk bestuurder van een vennootschap – de facto manager – zowel strafrechtelijk aansprakelijk zijn voor de vennootschap als voor zichzelf wanneer deze personen buiten het wettelijke kader handelen.

Er zijn dus zeer goede redenen om wat tijd te besteden aan het naleven van wat soms formaliteiten lijken en om van de gelegenheid gebruik te maken om er wijs uit te worden.

Hoe is de Algemene Vergadering georganiseerd?

De klassieke algemene vergadering

Jarenlang was er slechts één vorm van organisatie, de algemene vergadering waaraan de verschillende aandeelhouders fysiek deelnamen.

Het is duidelijk dat deze vergaderingen niet noodzakelijkerwijs werden gehouden in het geval van een enkele of quasi-enkele aandeelhouder. Toch werden er notulen opgesteld waarin werd bevestigd dat er op een bepaalde dag op een bepaald tijdstip een vergadering werd gehouden in aanwezigheid van personen die niet daadwerkelijk aanwezig waren.

Technisch gezien was dit natuurlijk een vervalsing … ook al konden de auteurs en ondertekenaars van dergelijke documenten niet van kwade opzet worden beschuldigd.

Daarom heeft de wetgever thans voorzien in andere manieren voor aandeelhouders om aan algemene vergaderingen deel te nemen.

De schriftelijke algemene vergadering 

De BV’s, NV’s of SV’s, maar sindsdien ook de (I)VZW’s, kunnen elk besluit nemen in een louter schriftelijke vergadering van de algemene vergadering. Het enige wat vereist is, is dat de oproeping voorziet in deze wijze van stemmen, dat de aandeelhouders ermee instemmen en vooral dat alle besluiten met eenparigheid van stemmen worden genomen.

De schriftelijke algemene vergadering is daarom bijzonder geschikt voor vennootschappen met een zeer klein aantal aandeelhouders.

Aangezien het om een zuiver schriftelijke procedure gaat, is het, wanneer de vennootschap slechts enkele aandeelhouders telt, de vraag of een stemming tot stand zou zijn gekomen zonder een presentatie door de raad van bestuur of een debat.

Om die reden is eenparigheid van stemmen van de aandeelhouders vereist.

Het zijn immers de aandeelhouders als geheel die deze unanimiteit moeten vinden. Niet alleen de stemgerechtigde aandeelhouders. Een tegenstem of zelfs een onthouding is voldoende om de uitvoering van dit proces te doen mislukken.

Waarom aandeelhouders uitnodigen om deel te nemen aan de algemene vergadering?

Oorspronkelijk was van de aandeelhouders van een vennootschap alleen vereist dat zij de affectio societatis hadden die nodig was voor de oprichting van een vennootschap en dat zij aandeelhouder van de vennootschap bleven. Dit is de bedoeling om samen bij te dragen tot het succes van de onderneming.

Het is echter duidelijk dat veel aandeelhouders meer geïnteresseerd zijn in het profiteren van het succes van de onderneming dan in het bijdragen aan dat succes.

De deelname van de aandeelhouders aan de algemene vergadering is in zekere zin de gezondheidskaart van de betrokkenheid van de aandeelhouders bij het project van de onderneming. Hoe meer aandeelhouders er zijn, hoe groter de kans dat zij zich bij het project van de onderneming zullen aansluiten. En dat ze er aan vastzitten op de dag dat het bedrijf een beroep op hen moet doen. Of het nu is om bij te dragen tot de verbetering van het imago van de onderneming door haar “ambassadeurs” te worden of, meer prozaïsch, om deel te nemen aan een eventuele kapitaalsverhoging.

Veel ondernemingen, met inbegrip van beursgenoteerde ondernemingen, zijn niet bijzonder gemotiveerd door het idee dat zij op een algemene vergadering vragen van hun aandeelhouders moeten beantwoorden.

Dit is waarschijnlijk een verkeerde inschatting van de strategische waarde van de algemene vergadering. Wat heeft het voor zin om beleggersdagen te organiseren als je niet eens in staat bent om op de dag van de algemene vergadering een directe en constructieve communicatie met uw aandeelhouders tot stand te brengen?

Hoe kan ik de aanwezigheid verbeteren?

Tegenwoordig hangt de deelname van aandeelhouders aan de algemene vergadering niet zozeer af van de kwaliteit van de mousserende wijn die tijdens de vergadering wordt geschonken, maar veeleer van de inhoud van de vergadering en het gemak waarmee aandeelhouders kunnen deelnemen.

De wetgever laat zich niet van de wijs brengen en legt vennootschappen (i) een lijst van minimuminformatie op die aan de aandeelhouders moet worden meegedeeld; (ii) de mogelijkheid voor aandeelhouders om voor en tijdens de vergadering vragen te stellen; en ten slotte (iii) lichtere participatiemethoden.

Stemmen bij volmacht

Dit is uiteraard de gemakkelijkste manier om aandeelhouders die niet aanwezig kunnen zijn, in staat te stellen hun stem uit te brengen. In dat geval wijst de aandeelhouder de persoon aan die hem op de vergadering zal vertegenwoordigen. De aandeelhouder kan al dan niet steminstructies geven aan de volmachtdrager.

Met deze volmacht geeft de mandaterende aandeelhouder alle vertegenwoordigingsbevoegdheden aan de gevolmachtigde.

Deze procedure biedt de aandeelhouder die niet aanwezig kan of weet te zijn, de mogelijkheid zijn stem uit te brengen. Deze aandeelhouder oefent echter slechts op oneigenlijke wijze het aan zijn aandelen verbonden stemrecht uit.

De aandeelhouder zal immers niet aanwezig zijn bij de uiteenzettingen die tijdens de vergadering worden gegeven.

Stemmen per post

Een andere schriftelijke procedure, stemmen op afstand, biedt aandeelhouders die de vergadering niet kunnen of willen bijwonen, de mogelijkheid hun stem vóór de vergaderdatum uit te brengen. Dit is een mogelijkheid voor de raad van bestuur van de vennootschap om aandeelhouders uit te nodigen hun stem per brief uit te brengen indien zij de vergadering niet kunnen bijwonen.

Deze techniek verhoogt uiteraard de participatiegraad op vergaderingen.

Deze procedure wordt zeer vaak toegepast bij beursgenoteerde ondernemingen. Het stelt bepaalde aandeelhouders in staat het bestuur van de betrokken onderneming tegen lagere kosten te steunen of zich daarentegen systematisch te verzetten tegen agendapunten, zoals het beloningsbeleid of de hernieuwing van het mandaat van een bestuurder.

Stemmen op afstand

Ten slotte kan de raad van bestuur voorzien in de mogelijkheid voor aandeelhouders om op afstand en interactief deel te nemen aan de vergadering en “in real time” te stemmen, dankzij de elektronische communicatiemiddelen die hun ter beschikking worden gesteld.

Verre van de mogelijkheid om elektronisch te stemmen vóór de dag van de algemene vergadering, betekent dit dat men live deelneemt en stemt.

Dit heeft zijn voordelen, maar ook enkele uitdagingen.

De voordelen zijn onder meer het gemak waarmee aandeelhouders kunnen deelnemen zonder te hoeven reizen, en het ontbreken van de omslachtige logistiek die nodig is om alle aandeelhouders, die over de hele wereld verspreid kunnen zijn, op dezelfde plaats bijeen te brengen…

De uitdagingen houden verband met de noodzaak om de aanwezige aandeelhouders met zekerheid te kunnen identificeren, hen de mogelijkheid te bieden te stemmen op basis van het aantal stemmen dat aan hun aandelen is verbonden en, ten slotte, te voldoen aan de verplichting om de aandeelhouders die de vergadering hebben bijgewoond, in staat te stellen de notulen te ondertekenen (art. 5:94 WVV voor de BV en art. 7:141 WVV voor de NV).

Daarom is het belangrijk om over professioneel gereedschap te beschikken dat aan deze eisen voldoet. Het is verrassend te zien dat sommige instanties het gebruik van hulpmiddelen zoals de gebruikelijke webcasts aanbevelen. Deze instrumenten maken het moeilijk om aan de hierboven geschetste wettelijke beperkingen te voldoen.

Er is op gewezen dat deze alternatieve wijzen van deelneming geenszins de traditionele deelneming van de aandeelhouder die fysiek aanwezig wenst te zijn op de dag van de vergadering, louter en alleen mogen uitsluiten.

Integendeel, het zijn aanvullende middelen die ter beschikking worden gesteld van de vennootschap waarvan u bestuurder of aandeelhouder bent om de deelname aan de besluitvorming te verbeteren.

Maar deze middelen zullen ondernemingen die besluiten er gebruik van te maken, zeker in staat stellen zich van hun concurrenten te onderscheiden en te laten zien dat zij een reëel antwoord bieden op de uitdagingen van corporate governance. Hoe kan anders het 8ste beginsel van de Belgische Corporate Governance Code (https://m-url.eu/r-3tiw)  (  worden vertaald, waarin de vennootschappen uitdrukkelijk wordt verzocht ervoor te zorgen dat de aandeelhouders over de middelen en informatie beschikken om hun rechten te kunnen uitoefenen, of waarin zij worden verzocht de aandeelhouders aan te moedigen om deel te nemen aan de algemene vergadering en hun daartoe de technologie en communicatiemiddelen ter beschikking te stellen?

Share on facebook
Share on linkedin

Gelijkaardige artikelen

Handtekening van de organisator

Handtekening van de organisator Eerlijk gezegd, hadden wij er niet aan gedacht.  Een aantal organisatoren van de 212 vergaderingen die dankzij onze oplossing zijn gehouden, …

Archiveren van documenten

Archivering van documenten Vergaderingen houden is allemaal goed en wel. Maar uw management verbeteren betekent ook uw bestuursleden en belanghebbenden toegang geven tot de documenten …

De gebruikersinterface

De gebruikersinterface Sinds de lancering van onze oplossing hebben wij voortdurend aandacht besteed aan onze gebruikers. Als 11.175 mensen hebben kunnen deelnemen aan hun algemene …