Capture d’écran 2021-10-05 120909

De 5 gouden regels van een succesvolle vergadering

De 5 gouden regels van een succesvolle vergadering

We kunnen ongelooflijk veel tijd in vergaderingen doorbrengen. Het maakt niet uit of ze op afstand worden gehouden of niet. Uit een recente enquête onder onze gebruikers blijkt echter eens te meer dat de deelnemers deze vergaderingen maar al te vaak met een gemengd gevoel verlaten. Vergaderingen die te lang duren, waarbij niet duidelijk is wat er besloten is en wie waarvoor verantwoordelijk is, zijn hier vaak de oorzaak van.

We hebben geen tijd te verliezen. Het leven is te kostbaar om te veel tijd te besteden aan vruchteloze vergaderingen.

Hier zijn onze tips om uw vergaderingen efficiënter te maken. Niets magisch natuurlijk, maar een paar korte regels zijn de moeite waard om te onthouden.

  1. De doelstellingen bepalen.
  2. Plan de datum van de vergadering.
  3. Bepaal de agenda.
  4. Hou je aan het tijdschema.
  5. Neem notulen.

1) De doelstellingen bepalen.

Het heeft geen zin om samen te komen als er geen doelstellingen zijn vastgesteld. Zelfs het plezier van samenkomen is een waardig doel. Het is belangrijk dat dit duidelijk wordt aangegeven, zodat iedereen weet waarom ze aanwezig moeten zijn.

Het is belangrijk deze doelstellingen duidelijk te omschrijven, zodat zowel de deelnemers als de organisator goed voorbereid zijn.

Een vergadering is altijd het resultaat van wat iedereen inbrengt.

Denk er ook aan deze doelstellingen duidelijk te communiceren en de deelnemers de informatie te verstrekken die zij nodig hebben om snel en weloverwogen beslissingen te kunnen nemen.

Overstelp de inbox van ieders mailbox echter niet met te veel informatie. Zoek gunstige oplossingen waar de deelnemers vóór de vergadering alle documenten kunnen vinden die hen in staat stellen alles te begrijpen van de besluiten die moeten worden genomen.

Ons advies: Stel een beperkt aantal doelstellingen per vergadering vast. Idealiter zou u er maar één moeten hebben, zodat u de juiste mensen en alléén de juiste mensen kunt uitnodigen en mobiliseren.

2) Plan de datum van de vergadering.

Laat het niet aan het toeval over om de juiste mensen voor uw vergadering samen te krijgen.

De kwaliteit van uw vergadering en de doeltreffendheid ervan zullen vaak afhangen van het feit of de juiste mensen rond de tafel zitten, of het nu virtueel is of niet. En de juiste mensen zijn vaak degenen die het minst beschikbaar zijn.

Om de juiste mensen te krijgen, is het dus van belang ervoor te zorgen dat de data ruim van tevoren beschikbaar zijn. In het ideale geval maakt u regelmatig afspraken met uw deelnemers, zodat zij deze data in hun agenda met één klik kunnen blokkeren.

Ons advies: Aarzel niet om uw deelnemers ruim van tevoren agendablokkers te sturen. Hun agenda’s zijn nog niet volgeboekt 6 maanden op voorhand.

3) Bepaal de agenda.

Het is belangrijk dat alle deelnemers van tevoren weten wat er op de agenda van uw vergadering staat. Als u uw doelstellingen niet hebt vertaald in een gestructureerde agenda, is de kans groot dat uw vergadering niet het gewenste effect zal hebben.

Maak dus een lijst van de punten die u wilt bespreken. Probeer zelfs het voorgestelde besluit dat u wilt bereiken te formuleren. Geef voor elk punt aan hoeveel tijd naar schatting nodig is voor de presentatie van het punt, de daaropvolgende discussie en het besluitvormingsproces.

Als u niet degene bent die een agendapunt presenteert, sta er dan op dat u van tevoren te horen krijgt hoeveel tijd er voor de behandeling van het punt nodig is. Het zou jammer zijn als die persoon, door gebrek aan communicatie of voorbereiding, de hele tijdsduur van de vergadering in beslag zou nemen.

Deel, indien mogelijk, uw agenda vooraf mee aan de deelnemers van de vergadering en nodig hen uit hun vragen of opmerkingen voor te bereiden voordat de vergadering begint. Het is uiteraard de bedoeling de deelnemers zo goed mogelijk voor te bereiden en het debat niet te vertragen.

Ons advies: Stel ten minste een week voor de vergadering een beknopte agenda beschikbaar, zodat uw deelnemers zich goed op hun vergadering kunnen voorbereiden.

4) Hou je aan het tijdschema.

Urenlange vergaderingen zijn al erg genoeg. Maar als deze vergaderingen langer duren dan verwacht, wordt het al snel een hel.

Het risico is natuurlijk dat uw deelnemers moe worden en niet meer optimaal presteren, of erger nog, dat sommigen van hen uw vergadering verlaten. Hoewel algemeen wordt aangenomen dat de ideale duur van een vergadering iets minder dan 40 minuten bedraagt, moet u er ook rekening mee houden dat de aandachtstijd van uw deelnemers aanzienlijk afneemt na een uur vergaderen.

Als u uw agenda hebt voorbereid om de aandacht van uw deelnemers te trekken, laat u dan niet meeslepen door onverwachte discussies die ertoe zouden leiden dat u de toegewezen tijd overschrijdt.

Ons advies: Als het aanstellen van een “timekeeper” interessant kan zijn, gebruik dan een oplossing met een timer die enkel zichtbaar is voor de organisatoren, zodat zij kunnen toezien op de naleving van de timing. Vermijd dus dat de timer zichtbaar is voor de deelnemers. Als ze merken dat de tijd om is, zijn ze sneller geïrriteerd.

5) Neem notulen.

Hebt u zich, enkele dagen na uw vergadering, ooit afgevraagd welke beslissingen er zijn genomen? Niets is erger dan een vergadering verlaten zonder notulen. En toch kan het schrijven van notulen tijdens een vergadering ingewikkeld zijn voor de secretaris van de vergadering.

Rust uzelf uit met de instrumenten waarmee u de notulen tijdens de vergadering kunt opstellen, ook al zijn ze in telegramstijl, en zorg ervoor dat u ze onmiddellijk na de vergadering aan uw deelnemers voorlegt. Geef hen de gelegenheid om opmerkingen te maken, maar nodig hen vooral uit om de notulen snel goed te keuren.

Zorg er ook voor dat de notulen met alle deelnemers worden gedeeld en dat zij ze gemakkelijk kunnen terugvinden als zij ze nodig hebben.

Ons advies: Gebruik een beveiligd samenwerkingsplatform dat elke deelnemer, en alléén de deelnemers, in staat stelt de notulen van de vergadering goed te keuren. Zorg ervoor dat dit samenwerkingsplatform u in staat stelt uw documenten veilig te archiveren.

Tot slot: Vergeet nooit de nodige tijd te nemen om te bepalen met welk instrument u de vergaderingen van uw onderneming gaat organiseren. Er zijn natuurlijk verschillende hulpmiddelen die u waarschijnlijk al hebt, zoals o.a. Outlook of Teams. Maar probeer bij het kiezen van uw platform alle functies te vinden die u nodig hebt. Vermijd dat u met verschillende tools tegelijk moet jongleren en geef de voorkeur aan platforms die deze functionaliteiten integreren.

Aarzel niet om een afspraak te maken voor een snelle presentatie van onze oplossing door hier te klikken: https://www.digital-meeting.be/nl/boek-een-demo/

Share on facebook
Share on linkedin

Gelijkaardige artikelen

Handtekening van de organisator

Handtekening van de organisator Eerlijk gezegd, hadden wij er niet aan gedacht.  Een aantal organisatoren van de 212 vergaderingen die dankzij onze oplossing zijn gehouden, …

Archiveren van documenten

Archivering van documenten Vergaderingen houden is allemaal goed en wel. Maar uw management verbeteren betekent ook uw bestuursleden en belanghebbenden toegang geven tot de documenten …

De gebruikersinterface

De gebruikersinterface Sinds de lancering van onze oplossing hebben wij voortdurend aandacht besteed aan onze gebruikers. Als 11.175 mensen hebben kunnen deelnemen aan hun algemene …