FAQ

Frequently Asked Questions

Zowel het wetboek van vennootschappen en verenigingen als het burgerlijk wetboek laten vennootschappen en verenigingen de keuze of zij hun algemene vergadering “face-to-face”, “op afstand” of “hybride” willen organiseren, waarbij sommige deelnemers fysiek in de vergaderruimte aanwezig zijn en anderen op afstand deelnemen. 

Naast deze wijzen van deelneming kunnen de deelnemers, naar keuze van de organisatoren, hun steminstructies vóór de algemene vergadering meedelen (early voting) of hun stem tijdens de algemene vergadering uitbrengen. 

Digital-Meeting kan al deze opties aan.  

Onze vergaderingen kunnen tot 200 actieve deelnemers per vergadering ontvangen. Dit zijn deelnemers die gehoord of gezien moeten worden door andere deelnemers.

Als u meer deelnemers nodig hebt, zullen wij uw deelnemers vragen naar hun intenties om deel te nemen. Als zij gezien en gehoord willen worden, worden zij naar een virtuele vergaderzaal geleid waar zij tijdens de vergadering actief kunnen zijn. Indien zij niet aan de debatten wensen deel te nemen, zullen zij naar een zaal worden geleid waar zij de videoconferentie kunnen volgen en kunnen stemmen, maar zij kunnen niet worden gezien of gehoord.

Kortom, het aantal deelnemers is onbeperkt.

Dat is nu juist het doel van ons platform. Of de deelnemer nu vroeg stemt of tijdens de vergadering zijn stem uitbrengt, hij profiteert van de garanties die Digital-Meeting biedt. 

Vóór de vergadering wordt de deelnemer verzocht zijn contactgegevens en het aantal stemmen dat hij op de vergadering zal kunnen uitbrengen, te controleren. 

Voor of tijdens de algemene vergadering zal de deelnemer zijn stem kunnen coderen en met eigen ogen kunnen zien dat deze is geteld. 

Zodra de organisatoren de algemene vergadering hebben gesloten, zullen de deelnemers op afstand op hun scherm een pop-up zien met een bewijs van deelname aan de algemene vergadering. De deelnemer ziet de verschillende agendapunten, het door de vergadering genomen besluit, met inbegrip van de meerderheid waarmee het besluit is aangenomen of verworpen, en ten slotte zijn of haar eigen stem. 

Elke deelnemer zal worden gevraagd dit deelnamecertificaat te ondertekenen en, indien hij of zij dat wenst, op te slaan of af te drukken. 

Om toegang te krijgen tot de vergadering moeten de deelnemers een uitnodigingse-mail ontvangen met een beveiligde link naar hun gebruikersruimte.

Geen e-mail, geen toegang tot de vergadering.

U kunt extra toegangsvoorwaarden stellen:

Toegangscode voor de vergadering
Toegangscode per deelnemer
Overlegging van de identiteitskaart

Wij ontvangen u graag voor uw algemene vergaderingen, maar ook voor uw raad van bestuur of strategische comités, CCPT of CE. Zelfs voor je festival comité.

Wij raden u aan een jaarabonnement te nemen, waarmee u al uw vergaderingen op ons platform kunt houden.

Er is een speciaal formulier ontworpen voor bestuursvergaderingen, waar de deelnemers traditioneel actiever zijn dan de leden van een algemene vergadering.

Ons platform is beschikbaar in het Nederlands, Frans en Engels.

Voor elke vergadering kunt u een hoofdtaal en secundaire talen definiëren.

U kunt dan uw agenda schrijven in de verschillende talen die u hebt geselecteerd.

Uw deelnemers zullen de vergadering in hun eigen taal volgen.

Indien u tijdens de bijeenkomst vertolking wenst, kunt u contact met ons opnemen.