Veelgestelde vragen

Zowel het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen als het Burgerlijk Wetboek laten vennootschappen en verenigingen toe te kiezen of ze hun algemene vergadering "fysiek", "op afstand" of "hybride" organiseren, waarbij sommige deelnemers fysiek aanwezig zijn in de vergaderzaal en anderen op afstand deelnemen.

Naast deze deelnamewijzen kunnen de deelnemers, naargelang de keuze van de organisatoren, hun steminstructies vóór de algemene vergadering doorgeven (stemmen vooraf) of hun stem tijdens de vergadering uitbrengen.

Digital Meeting beheert al deze situaties.

Onze vergaderingen kunnen tot 200 actieve deelnemers per vergadering ontvangen, dat wil zeggen deelnemers die door de anderen gehoord of gezien moeten kunnen worden.

Moet u meer deelnemers ontvangen, dan peilen we vooraf naar hun intenties. Wie gezien en gehoord wil worden, komt in een virtuele vergaderzaal waar hij actief kan deelnemen. Wie niet aan het debat wil deelnemen, komt in een zaal waar hij de videoconferentie kan volgen en stemmen, zonder gezien of gehoord te worden.

Kortom: het aantal deelnemers is onbeperkt.

Dat is precies het doel van ons platform. Of de stem nu vooraf of tijdens de vergadering wordt uitgebracht, ze geniet de garanties van Digital Meeting.

Vóór de vergadering wordt de deelnemer uitgenodigd om zijn gegevens en het aantal stemmen dat hij mag uitbrengen te controleren. Vóór of tijdens de vergadering geeft hij zijn stem in en ziet hij meteen dat ze werd geregistreerd.

Zodra de organisatoren de vergadering afsluiten, ziet elke deelnemer een deelnamecertificaat met de agendapunten, de beslissing van de vergadering met de behaalde meerderheid, en zijn eigen stem. Hij wordt uitgenodigd om het te ondertekenen en, indien gewenst, op te slaan of af te drukken.

Om toegang te krijgen tot de vergadering moeten de deelnemers een uitnodigingsmail ontvangen met een beveiligde link naar hun persoonlijke ruimte. Geen e-mail, geen toegang tot de vergadering.

U kunt bijkomende toegangsvoorwaarden instellen: een toegangscode voor de vergadering, een toegangscode per deelnemer, of het voorleggen van de identiteitskaart.

We verwelkomen u graag voor uw algemene vergaderingen, maar ook voor uw raden van bestuur, strategische comités, CPBW of ondernemingsraad. Zelfs voor uw feestcomité.

We raden dan een jaarabonnement aan, waarmee u al uw vergaderingen op ons platform kunt houden. Er bestaat een formaat speciaal voor raden van bestuur, waar de deelnemers traditioneel actiever zijn dan de leden van een algemene vergadering.

Ons platform is beschikbaar in het Nederlands, Frans en Engels. Voor elke vergadering bepaalt u een hoofdtaal en secundaire talen, en stelt u uw agenda op in de gekozen talen. Uw deelnemers volgen de vergadering in hun taal.

Wenst u tijdens de vergadering een tolkdienst, aarzel dan niet om ons te contacteren.