Questions fréquentes

Le Code des Sociétés et Associations comme le Code civil permettent aux sociétés et associations de choisir si elles souhaitent organiser leur assemblée générale en mode « présentiel », « distanciel » ou « hybride », où certains participants sont physiquement présents dans la salle de réunion et d'autres participent à distance.

En plus de ces modes de participation, les participants peuvent, selon le choix des organisateurs, soit communiquer leurs instructions de vote avant l'assemblée générale (vote anticipé), soit exprimer leur vote pendant l'assemblée générale.

Digital Meeting permet de gérer l'ensemble de ces cas de figure.

Nos réunions permettent d'accueillir jusqu'à 200 participants actifs par réunion, c'est-à-dire des participants qui doivent pouvoir être entendus ou vus par les autres.

Si vous devez accueillir plus de participants, nous interrogeons vos participants sur leurs intentions. S'ils souhaitent être vus et entendus, ils sont dirigés vers une salle de réunion virtuelle qui leur permet d'être actifs. S'ils ne souhaitent pas prendre part aux débats, ils sont dirigés vers une salle où ils peuvent suivre la visioconférence et voter, sans être vus ni entendus.

En un mot : le nombre de participants est illimité.

C'est précisément le but de notre plateforme. Que le vote soit anticipé ou exprimé pendant l'assemblée, il bénéficie des garanties offertes par Digital Meeting.

Avant l'assemblée, le participant est invité à vérifier ses coordonnées ainsi que le nombre de voix qu'il pourra exprimer. Avant ou pendant l'assemblée, il encode son vote et constate de visu que celui-ci a bien été comptabilisé.

Dès que les organisateurs ont clôturé l'assemblée, chaque participant voit apparaître un certificat de participation reprenant les points de l'ordre du jour, la décision prise par l'assemblée avec la majorité obtenue, et son propre vote. Il est invité à le signer et, s'il le souhaite, à le sauvegarder ou l'imprimer.

Pour accéder à la réunion, les participants doivent impérativement recevoir un e-mail d'invitation contenant un lien sécurisé vers leur espace utilisateur. Pas d'e-mail, pas d'accès à la réunion.

Il vous est possible de prévoir des conditions d'accès supplémentaires : code d'accès à la réunion, code d'accès par participant, ou production de la carte d'identité.

C'est avec plaisir que nous vous accueillons pour vos assemblées générales, mais également pour vos conseils d'administration, comités stratégiques, CPPT ou CE. Même pour votre comité des fêtes.

Nous vous recommandons alors de souscrire un abonnement annuel qui vous permet de tenir l'ensemble de vos réunions sur notre plateforme. Un format a été spécialement conçu pour les conseils d'administration, où les participants sont traditionnellement plus actifs que les membres d'une assemblée générale.

Notre plateforme est disponible en français, néerlandais et anglais. Pour chaque réunion, vous définissez une langue principale et des langues secondaires, puis vous rédigez votre ordre du jour dans les langues sélectionnées. Vos participants suivent la réunion dans leur langue.

Si vous souhaitez bénéficier d'un service d'interprétariat pendant la réunion, n'hésitez pas à nous contacter.