Pourquoi digitaliser vos conseils d’administration?

Un conseil d’administration, ça sert à quoi ?

Le rôle du conseil d’administration d’une société ou d’une association est de superviser la conduite des affaires de la société dans l’intérêt de celle-ci et donc de ses actionnaires.

Le conseil d’administration n’a habituellement pas pour vocation de gérer la société mais bien de superviser et d’épauler le management. 

Par conséquence, c’est au management de mener les opérations quotidiennes d’une manière qui soit conforme aux lignes directrices approuvées par le conseil d’administration.

C’est donc un organe précieux qui doit pouvoir prendre un peu de recul par rapport à la gestion quotidienne à laquelle est confronté le management.

Le Code des Sociétés et Associations précise les missions confiées au conseil d’administration (art. 7 :93 du CSA pour les S.A.). Il prévoit la possibilité de créer en son sein et sous sa responsabilité un où plusieurs comités consultatifs. 

Ces comités plus spécialisés rapportent au conseil d’administration. On citera par exemple le Comité d’audit ou de rémunération qui sont classiquement institués.

Le conseil d’administration, qui est un organe par essence collégial et qui fonctionne souvent plus par consensus que par vote, est donc à la fois un organe de direction de la société et de contrôle du management.

C’est à lui en tout cas que revient la décision du cap à donner à l’entreprise.

Comment fonctionne le conseil d’administration ?

Comme évoqué ci-dessus, le conseil d’administration est un organe d’administration collégial (Art 7 :85 du CSA pour la S.A.).

Le conseil se réunit un nombre de fois par an déterminé par les statuts et chaque fois que son président l’estime nécessaire. Mais le plus important est de bien comprendre que pour que le conseil puisse pleinement jouer son rôle tant à l’égard des actionnaires que du management, il convient de lui en donner les moyens.

1. L’information : si le conseil n’est pas correctement informé de la marche de l’entreprise, il ne pourra ni exercer son pouvoir de contrôle ni son rôle de direction. Il est donc essentiel de mettre à la disposition du conseil les informations dont il a besoin. Et cette mise à disposition doit se faire de manière uniforme et rapide. 
   Ce n’est pas la peine de transmettre des informations qui n’ont pas été actualisées. Mais plus important encore, il faut veiller à l’égalité de traitement au sein du conseil. Celui-ci ne sait pas jouer son rôle correctement si certains administrateurs ne disposent pas du même niveau d’information.
2. La collaboration : on l’a vu, le conseil est un organe collégial. Il est donc essentiel de veiller à ce que les échanges d’informations et d’opinions puissent fonctionner pleinement au sein du conseil. 

Il est donc important de mettre à sa disposition les outils permettant cette collaboration et ces échanges.

Pourquoi digitaliser votre conseil d’administration ?

Votre société se digitalise chaque jour un peu plus. Pourquoi ? Parce que les entrepreneurs et dirigeants d’entreprises cherche chaque jour à améliorer l’efficacité de son entreprise.

Votre conseil d’administration n’échappe pas à cette règle.

La digitalisation et l’utilisation d’outils modernes de collaboration vont vous permettre d’améliorer l’efficacité de votre conseil et vous apporter les 5 avantages suivants :

1. Un gain de temps lors de l’organisation de vos réunions pour tout ce qui concerne les aspects logistiques (invitation, ordre du jour, communication des documents, agenda blocker, …)
2. Une meilleure préparation des membres du conseil ou de ses comités spécialisés : ils disposent depuis les quatre coins du monde de toutes les informations actualisées sur base desquelles ils seront invités à prendre collégialement leurs décisions. Ils peuvent partager les questions ou commentaires avant la réunion
3. Une prise de décision rapide. Il est évident que si les membres du conseil ou de ses comités ont été correctement informés, ils pourront plus facilement prendre les bonnes décisions. Les outils modernes de collaboration leur permettent également de se réunir facilement de manière digitale ou de façon hybride.
4. Une plus grande sécurisation des informations sensibles de l’entreprise. Les outils modernes de collaboration sont bien plus sécurisés que la boite email de certains membres de vos conseils d’administration. Imaginez ce que feraient vos concurrents, clients ou fournisseurs s’ils tombaient sur ces informations.
5. Et finalement, la centralisation de ces informations et outils de décision permet également une plus grande cohérence. La digitalisation vous permet de retrouver très rapidement les décisions prises antérieurement même si c’était il y a plusieurs années. L’archivage de ces informations n’a de sens que si celles-ci demeurent accessibles à aux membres de vos organes d’administration.

Nos conseils ?

• N’en faites pas tout un plat, digitaliser ses organes de gouvernance n’est pas plus compliqué qu’autre chose et va vous permettre de gagner en efficacité ;

• Choisissez un outil qui vous permettra de progresser pas à pas. S’il n’est pas toujours nécessaire de prendre un canon pour tuer une mouche, rien n’est plus frustrant que de devoir passer d’un outil à un autre pour organiser vos conseils d’administration, envoyer vos convocations, stocker vos documents ou gérer votre registre de vos actionnaires ou les mandats de vos administrateurs. Optez pour une solution qui vous permettra de gérer progressivement ces différents aspects de votre secrétariat juridique ;

• Fixez-vous un premier objectif qui vous apporte personnellement un vrai plus. Si votre souci est la planification des réunions, ou le partage des documents, commencez par ces aspects. Si c’est plutôt organiser une réunion, alors nous vous conseiller de débuter sans tarder. Quoi qu’il soit, avancez à votre rythme et n’hésitez pas à expérimenter. C’est comme cela qu’on apprend à apprivoiser les nouveaux outils qui vous aideront à être plus performants.