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Les assemblées générales « papier ». Et si on arrêtait de bricoler?

Si je vous dis « assemblées générales », il y a fort à parier, si vous êtes entrepreneur, administrateur ou actionnaire, que vous pensiez « perte de temps », « processus administratif », « ennui »…
Si vous êtes d’un naturel positif, peut-être pensez-vous « dividendes », « communication », « participation »…

Mais les plus expérimentés d’entre vous pensent également « Compliance ».

Compliance…

Comment l’assemblée générale contribue-t-elle à la Compliance ?

On entend par Compliance ou par Conformité l’ensemble des actions visant à rendre les mesures comme les comportements des dirigeants et du personnel au sein d’organismes publics ou privés (associations à but non lucratif, entreprises, syndicats, etc.) comme vis-à-vis de tiers, conformes à la norme externe et/ou interne applicable au lieu où ils opèrent (https://m-url.eu/r-3tiv)

En Belgique, chaque société ou association est tenue par la loi d’organiser au moins une fois par an une assemblée générale. Cette assemblée est destinée à approuver les comptes annuels et donner, s’il y a lieu, décharge aux administrateurs de la société pour l’exercice de leur mandat. En termes de responsabilité, il s’agit d’un moment important pour le conseil d’administration.

L’organisation de l’assemblée générale est donc une obligation légale. Elle doit avoir lieu selon les modalités définies par le Code des Sociétés et Associations (le « CSA »).

Quel est le coût de la non-compliance ?

Saviez-vous qu’en 1998, l’assemblée générale de Barco a été déclarée nulle par la Justice parce que le droit de poser des questions a été refusé à plusieurs militants pacifistes ? Imaginez l’impact de pareille décision.

Il est généralement admis que le coût de la non-compliance est 2,5 fois supérieur à celui de la compliance. Et ce coût a tendance à augmenter de 50% tous les dix ans.

En Belgique, pour ne parler que de notre pays, le CSA a fixé le plafond de la responsabilité des administrateurs de société à 125.000 EUR pour les plus petites sociétés et à 12 millions d’EUR pour les plus importantes. Vous avez accepté une fonction d’administrateur, même non rémunérée dans une start-ups récemment? Sans doute devriez -vous y penser…

Le délai de prescription de ces infractions au CSA est de 5 ans.

Il est important d’observer que ceci vaut bien entendu pour les administrateurs régulièrement nommés mais également pour les dirigeants de fait, à savoir toute personne, rémunérée ou non, qui exerce tout ou partie des fonctions normalement dévolues au conseil d’administration. 

Un arrêt de la Cour de cassation du 17 décembre 2019 a ainsi rappelé la règle selon laquelle tant une personne physique détentrice d’un mandat social que celle de facto investie de la direction d’une société – dirigeante de fait – est susceptible d’engager à la fois la responsabilité pénale de la société mais aussi leur propre responsabilité lorsque ces personnes agissent en dehors du cadre légale (https://miniurl.be/r-3tiu).

Il y a donc de très bonnes raisons de consacrer un peu de temps au respect de ce qui peut parfois paraitre comme des formalités et d’en profiter pour leur donner du sens.

 

Quels sont les modes d’organisation de l’assemblée générale ?

L’assemblée générale classique

Pendant des années il n’y a eu qu’un seul mode d’organisation, l’assemblée générale à laquelle participent physiquement les différents actionnaires.

Il est évident qu’en cas d’actionnaire unique ou quasi unique, ces assemblées ne se tenaient pas forcément. Mais des procès-verbaux étaient néanmoins établis attestant de la tenue d’une réunion un jour donné à une heure donnée en présence de personnes qui, dans la réalité, n’étaient pas là.

Techniquement, il s’agissait bien entendu d’un faux … même si aucune intention de nuire ne pouvait être reprochée aux auteurs et signataires de pareils documents.

C’est la raison pour laquelle le législateur a prévu aujourd’hui d’autres modes de participation des actionnaires aux réunions de l’assemblée générale.

L’assemblée générale écrite 

SRL, SA ou SC mais depuis également les A(I)SBL peuvent prendre toute décision au sein d’une réunion purement écrite de l’assemblée générale. Il suffit pour cela que la convocation prévoit ce mode de scrutin, que les actionnaires l’acceptent et surtout que toutes les décisions soient prises à l’unanimité.

L’assemblée générale écrite s’adresse donc particulièrement aux sociétés qui comptent un nombre très restreint d’actionnaires.

Cette façon de procéder étant purement écrite, lorsque la société compte ne fut-ce que quelques actionnaires, il est permis de s’interroger sur l’expression d’un vote qui n’aurait pas été précédé d’un exposé par le conseil d’administration ou qui aurait fait l’objet de débat.

C’est d’ailleurs pour cette raison que l’unanimité des actionnaires est exigée.

En effet, c’est bien l’ensemble des actionnaires qui doivent trouver cette unanimité. Pas uniquement les actionnaires votant. Une voix contre voir même une abstention suffit à faire échouer la mise en œuvre de ce processus.

Pourquoi inviter les actionnaires à participer à l’assemblée générale ?

A l’origine, on n’exigeait des actionnaires d’une société qu’ils disposent de l’affectio societatis nécessaire à la création d’une société et à leur maintien au sein des actionnaires de celle-ci. Il s’agit là de l’intention de contribuer ensemble au succès de l’entreprise.

Il va pourtant de soi que de nombreux actionnaires entendent plus bénéficier du succès de l’entreprise que d’y contribuer.

La participation des actionnaires à l’assemblée générale est en quelque sort le bulletin de santé de l’engagement des actionnaires dans le projet de l’entreprise. Au plus ils sont nombreux, au plus les chances sont grandes qu’ils adhèrent au projet de l’entreprise. Et qu’ils y seront attachés le jour où l’entreprise devra faire appel à eux. Que ce soit pour contribuer à améliorer l’image de l’entreprise en devenant des « ambassadeurs » de celle-ci ou, plus prosaïquement, pour participer à une éventuelle augmentation de capital.

De nombreuses entreprises, en ce compris des sociétés cotées, ne sont pas particulièrement motivées à l’idée de devoir répondre aux questions de leurs actionnaires à l’occasion d’une assemblée générale.

Il s’agit là sans doute d’une erreur d’appréciation de l’intérêt stratégique que représente l’assemblée générale. A quoi bon organiser des investor days si vous n’êtes même en mesure d’établir une communication directe et constructive avec vos actionnaires le jour de l’assemblée générale ?

Comment améliorer le taux de participation ? 

De nos jours, le taux de participation des actionnaires à l’assemblée générale ne dépend pas tellement de la qualité du mousseux servi à cette occasion que du contenu de l’assemblée et de la facilité qu’on les actionnaires à y participer.

Le législateur n’est pas dupe et impose aux sociétés (i) une liste d’informations minimales à communiquer aux actionnaires ; (ii) la faculté pour les actionnaires de poser des questions avant et pendant l’assemblée ; et enfin (iii) des modes de participation plus légers.

Le vote par procuration

C’est évidemment le mode le plus facile de permettre aux actionnaires qui ne peuvent être présents d’exprimer leur vote. Dans ce cas, l’actionnaire désigne la personne qui la représentera lors de l’assemblée. L’actionnaire lui remet ou non des instructions de vote à son mandataire.

Par cette procuration, l’actionnaire mandant remet tous pouvoirs de représentation à son mandataire.

Cette manière de procéder permet à l’actionnaire qui ne peut ou ne sait être présent d’exprimer son vote. Mais cet actionnaire n’exerce qu’improprement le droit de vote attaché à ses actions.

En effet, celui-ci n’assistera pas aux explications données en cours d’assemblée.

Le vote par correspondance

Autre procédure écrite, le vote à distance permet aux actionnaires qui ne peuvent ou ne veulent se déplacer d’exprimer leur vote avant la date de l’assemblée. Il s’agit là d’une faculté réservée au conseil d’administration de la société d’inviter les actionnaires à exprimer leur vote par correspondance s’ils ne peuvent assister à l’assemblée.

Cette technique permet bien entendu d’améliorer le taux de participation aux assemblées.

Cette manière de procéder est très fréquemment utilisé dans les sociétés cotées. Cela permet à certains actionnaires et à moindre coût de soutenir le management de la société concernée ou, au contraire, de s’opposer systématiquement à des points mis à l’agenda, tel que la politique de rémunération ou le renouvellement du mandat d’un administrateur.

Le vote à distance

Le conseil d’administration peut enfin prévoir la possibilité pour les actionnaires de participer à distance et de manière interactive à l’assemblée et d’y voter « en temps réel », grâce au moyen de communication électronique mis à leur disposition.

Loin de la possibilité de voter par voie électronique avant le jour retenu pour l’assemblée générale, il s’agit ici de participer et de voter en live.

Cette manière de procéder présente d’incontestables avantages mais également quelques challenges.

Au rang des avantages, citons pêlemêle la facilité pour l’actionnaire d’y participer sans devoir se déplacer ou l’absence de mise en place d’une logistique lourde nécessaire à la réunion dans un même lieu de l’ensemble des actionnaires qui sont peut-être dispersés au travers du monde…

Les défis sont quant à eux liés à la nécessité de pouvoir identifier les actionnaires présents avec certitude, leur offrir la possibilité de voter en fonction du nombre de voix attachés à leurs actions et enfin, satisfaire à l’obligation de permettre aux actionnaires qui ont assisté à l’assemblée d’en signer le procès-verbal (art 5 :94 CSA pour le SRL et art. 7 :141 CSA pour le SA).

Il est donc important de pouvoir disposer d’outils professionnels qui rencontre ces impératifs. On peut d’ailleurs s’étonner de voir certaines instances préconiser l’usage d’outils tels que les webcasts habituels. Ces outils permettent difficilement de rencontrer les contraintes légales exposées ci-dessus.

Notons que ces modes de participation alternatifs ne peuvent en aucun cas exclure purement et simplement la participation classique de l’actionnaire qui souhaiterait être présent physiquement le jour de la réunion.

Il s’agit là au contraire de moyens complémentaires mis à la disposition de la société dont vous êtes administrateur ou actionnaire pour améliorer la participation à la prise de décision.

Mais ces moyens permettront très certainement aux sociétés qui décident d’y recourir de se démarquer de leurs concurrents et de montrer en quoi elles apportent une vraie réponse aux défis de la corporate governance (ou gouvernance d’entreprise). Comment en effet traduire autrement le 8ème principe du Code belge de gouvernance d’entreprise (https://m-url.eu/r-3tiw) qui demande explicitement aux sociétés de veiller à ce que les actionnaires disposent des moyens et des informations qui leur permettent d’exercer leurs droits ou qui les invite à encourager les actionnaires à participer à l’assemblée générale et fournit la technologie et les moyens de communication à cet effet ?

 

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