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Les 5 règles d’or d’une réunion réussie

Les 5 règles d’or d’une réunion réussie

Nous pouvons passer un temps incroyable en réunion. Que celles-ci se fassent à distance ou pas n’y change rien. Pourtant, un récent sondage réalisé auprès de nos utilisateurs tend à démontrer une fois de plus que trop souvent, les participants à ces réunions en sortent avec un sentiment mitigé : des réunions trop longues où finalement on ne sait pas très bien ce qu’on a décidé et qui a la charge de quoi.

Nous n’avons pas de temps à perdre. La vie est trop précieuse que pour passer trop de temps dans des réunions stériles.

Voici nos conseils pour améliorer l’efficacité de vos réunions. Rien de bien magique bien entendu. Mais quelques règles courtes méritent cependant d’être rappelées.

  1. Définir les objectifs
  2. Planifier la date de la réunion
  3. Définir l’ordre du jour
  4. Respecter le planning
  5. Rédiger un procès-verbal

1) Définir les objectifs 

Rien ne sert de se réunir si aucun objectif n’a été fixé. Même le plaisir de se retrouver est un objectif louable. Il est important que celui-ci soit clairement énoncé pour que chacun des participants sache la raison de sa présence.

Il est important de définir ces objectifs pour permettre tant aux participants qu’à l’organisateur de bien se préparer.

Une réunion est toujours un peu le résultat de ce que chacun y apporte.

Pensez également à communiquer clairement sur ces objectifs et à mettre à disposition des participants les informations nécessaires à une prise de décision rapide et éclairée.

Evitez en revanche d’inonder la boites mails de vos participants avec des informations trop abondantes. Favorisez des solutions où les participants peuvent trouver avant la réunion l’ensemble des documents qui leur permettront de comprendre les tenants et aboutissants des décisions qui devront être prises.

Notre conseil : Fixez-vous un nombre limité d’objectifs par réunion. L’idéal est d’en avoir qu’un seul de manière à inviter et mobiliser les bonnes personnes et uniquement celles-ci.

2) Planifier la date de la réunion

Ne laissez pas au hasard la chance de réunir les bonnes personnes pour votre réunion.

La qualité de votre réunion et son efficacité va souvent dépendre de la question de savoir si les bonnes personnes sont bien réunies autour de la table, que celle-ci soit virtuelle ou non.

Et les bonnes personnes sont souvent celles qui sont les moins disponibles.

Pour avoir les bonnes personnes, il est donc important de vous assurer bien à l’avance de leur disponibilité.

L’idéal est donc de fixer des rendez-vous à intervalle régulier à vos participants de manière à bloquer ces dates dans leur agenda.

Notre conseil : N’hésitez pas à adresser à vos participants des agenda blocker bien à l’avance. Leur agenda ne se remplit pas non plus 6 mois à l’avance.

3) Définir l’ordre du jour

Il est important que tous les participants connaissent à l’avance les points inscrits à l’ordre du jour de votre réunion. Si vous n’avez pas traduit vos objectifs en agenda structuré, il y a fort à parier que votre réunion ne produira pas les effets escomptés. 

Dressez donc la liste des points que vous souhaitez aborder, essayez même de libeller la proposition de décision que vous souhaitez obtenir et attribuez à chaque point le temps estimé nécessaire à la présentation de ce point, au débat qui en suivra et au processus de décision.

Si ce n’est pas vous qui présentez un des points à l’ordre du jour, insistez auprès de cette personne pour qu’elle vous communique à l’avance le temps nécessaire au traitement de ce point. Il serait regrettable que cette personne, par manque de communication ou de préparation, ne phagocyte toute la réunion.

Si possible, communiquez votre ordre du jour à l’avance aux participants de la réunion et invitez-les à préparer leurs questions ou observation avant le début de la réunion. L’idée étant bien entendu de préparer au mieux les participants et non de tuer le débat.

Notre conseil : Rédigez un ordre du jour concis disponible au moins une semaine avant la réunion pour permettre à vos participants de préparer convenablement leur réunion.

4) Respecter le planning

Des réunions qui durent des heures sont déjà pénibles. Mais si en plus ces réunions durent plus longtemps que prévu, cela devient vite infernal.

Le risque est bien entendu que vos participants ne se fatiguent et ne donnent plus le meilleur d’eux-mêmes ou pire encore, que certains quittent votre réunion. Si on considère généralement que la durée idéale d’une réunion est d’un peu moins que 40 minutes, retenez également que l’attention de vos participants diminue très largement à compter d’une heure de réunion.

Si vous avez préparé votre ordre du jour afin de capter l’attention de vos participants, ne vous laissez pas emporter par des discussions imprévues qui vous amèneraient à dépasser le temps que vous vous étiez impartis.

Notre conseil : Si désigner un « gardien du temps » peut être intéressant, veillez à utiliser une solution qui propose un minuteur visible par les organisateurs pour leur permettre de surveiller le respect du timing. Evitez cependant que les participants aient accès au minuteur. Constatez que le temps imparti est écoulé ne créerait chez eux que plus de lassitude encore.

5) Rédiger un procès-verbal

Quelques jours après avoir participé à votre réunion ne vous êtes-vous jamais interrogé sur les décisions prises ? Rien n’est pire que de sortir de réunion sans compte rendu. Et pourtant rédiger un compte rendu en réunion peut s’avérer compliqué pour le secrétaire de la réunion.

Dotez vous des outils qui vous permettront de rédiger ce compte rendu en séance, fût-il en style télégraphique et veillez à le soumettre à vos participant immédiatement après la réunion. Laissez-leur la possibilité d’exprimer un commentaire mais invitez-les surtout à approuver rapidement ce compte rendu.

Veillez également à ce que ce compte rendu soit communiqué à l’ensemble des participants et qu’ils puissent facilement le retrouver s’ils en ont le besoin.

Notre conseil : Utilisez une plateforme collaborative sécurisée qui permet à chacun des participants, et seulement les participants, de valider le compte rendu de la réunion. Veillez à ce que cette plateforme collaborative permette d’archiver vos documents en toute sécurité.

Pour conclure, n’oubliez jamais de bien prendre le temps nécessaire pour déterminer l’outil avec lequel vous allez organiser vos réunions de votre société. Il existe bien entendu différents outils dont vous disposez sans doute déjà tels qu’Outlook ou Teams. Mais dans le choix de votre outil, tentez de retrouver toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin. Evitez de devoir jongler avec différents outils simultanément et favorisez des plateformes qui intègrent ces fonctionnalités.

N’hésitez pas à prendre rendez-vous pour une rapide présentation de notre solution en cliquant ici : https://www.digital-meeting.be/reserver-une-demo/.

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