FAQ

Frequently Asked Questions

Le Code des Sociétés et Associations comme le Code civil permet aux sociétés et associations de choisir si elles souhaitent organiser leur assemblée générale en mode « présentiel », « distanciel » ou en mode « hybride » où certains participants sont physiquement présents dans la salle de réunion et d’autres participent à distance. 

En plus de ces modes de participation, les participants peuvent, selon le choix des organisateurs, soit communiquer leurs instructions de vote avant l’assemblée générale (vote anticipé), soit exprimer leur vote pendant l’assemblée générale. 

Digital-Meeting permet de gérer l’ensemble de ces cas de figure.  

Nos réunions permettent d’accueillir jusqu’à 200 participants actifs par réunion. Il s’agit de participants qui doivent pouvoir être entendus ou vus par les autres participants.

Si vous devez accueillir plus de participants, nous interogerons vos participants sur leurs intentions de participation. S’ils souhaitent être vus et entendus, ils seront dirigé vers une salle de réunion virtuelle que leur permettra d’être actif pendant la réunion. S’ils ne souhaitent pas prendre pas part aux débats, ils seront dirigés vers une salle où ils pourront suivre la visioconférence et voter mais ils ne pourront être ni vus ni entendus.

En un mot, le nombre de participant est illimité.

C’est précisément de but de notre plateforme. Que le vote du participant soit un vote anticipé ou que le participant exprime son vote pendant l’assemblée, celui-ci bénéficiera des garanties offertes par Digital-Meeting. 

Avant l’assemblée, le participant est invité à vérifier ses coordonnées ainsi que le nombre de voix qu’il pourra exprimer lors de l’assemblée. 

Avant ou pendant l’assemblée générale, le participant pourra encoder son vote et constater de visu que celui-ci a bien été comptabilisé. 

Dès que les organisateurs auront clôturé l’assemblée générale, les participants à distance verront apparaitre sur leur écran un pop-up affichant un certificat de participation à l’assemblée générale. Le participant y retrouvera les différents points inscrits à l’agenda, la décision prise par l’assemblée en ce compris la majorité avec laquelle la décision aura été adoptée ou rejetée et enfin, son propre vote. 

Chaque participant sera invité à signer ce certificat de participation et, s’il le souhaite, à le sauver ou l’imprimer. 

Pour avoir accès à la réunion, les participants doivent impérativement recevoir un mail d’invitation qui contient un lien sécurisé vers leur espace utilisateur.

Pas de mail, pas de possibilité d’accès à la réunion.

Il vous est possible de prévoir des conditions d’accès supplémentaires:

  • Code d’accès à la réunion
  • Code d’accès par participant
  • Production de la carte d’identité

C’est avec plaisir que nous vous accueillons pour vos assemblées générales mais également pour vos conseils d’administration ou comités stratégiques, CCPT ou CE. Même pour votre comité des fêtes.

Nous vous recommandons alors de souscrite un abonnemeent annuel qui vous permet de tenir l’ensemble de vos réunions sur notre plateforme. 

Une forme a été spécialmeent conçue pour les conseils d’administration où traditionnellement les participants sont plus actifs que les membres d’une assemblée générale. 

Notre plateforme est disponible en français, néerlandais et anglais.

Il vous est possible pour chaque réunion de définir une langue principale et des langues secondaires.

Il conviendra alors de rédiger votre ordre du jour dans les différentes langues sélectionnées.

Vos participants suivront la réunion dans leur langue.

Si vous souhaitez bénéficier d’un service d’interprétariat pendant la réunion, n’hésitez pas à nous contacter.