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Et la mise à jour des données UBO?

Le registre UBO, c'est quoi?

Chaque année vous êtes tenus de mettre à jour votre registre UBO. Mais de quoi s’agit-il au juste?

La loi relative à la prévention du blanchiment de capitaux qui transpose en droit belge la directive européenne sur le même sujet, impose aux sociétés et asbl et aisbl de conserver les informations sur qui sont leurs bénéficiaires effectifs  (dont l’acronyme anglais est ‘UBO’ pour ‘Ultimate Beneficial Owner’).

Les administrateurs de ces sociétés doivent eux transmettre les données concernant les bénéficiaires effectifs au registre UBO. 

Qui sont les bénéficiaires effectifs de mon entreprise?

1- Toute personne qui détient directement ou indirectement un pourcentage suffisant de droits de vote ou une participation suffisante dans le capital de la société que pour pouvoir un pouvoir de décision sur celle-ci. Ce pourcentage a été fixé à 25%.

2- Toute personne qui au travers d’un pacte d’actionnaire exerce le contrôle de la société quand bien même cette personne ne serait pas actionnaire à plus de 25%.

3- Le dirigeant de ces sociétés pour autant qu’il n’y ait pas de bénéficiaire effectif identifié selon les deux premiers critères repris ci-dessus. 

Quelles données doivent être enregistrées?

Outre les noms, prénoms, adresse, nationalité et numéro de registre national, il vous revient d’indiquer la date à laquelle cette personne est devenue bénéficiaire effectif, la catégorie de bénéficiaire dont il dépend et si ce bénéficiaire remplit les conditions pour être considéré comme tel à titre individuel ou conjointement avec d’autres personnes.

Qui est responsable de cette déclaration?

C’est aux administrateurs de votre société qu’incombe la responsabilité de fournir les données de bénéficiaires effectifs ainsi que les évnetuelles pièces justificatives. 

Ces informations doivent être communiquées dans le mois en cas de changement. 

Si aucun changement n’est intervenu dans la liste de vos bénéficiaires effectifs, il vous revient néamoins de confirmer et de mettre éventuellement à jour les données au moins une fois par an.  Une fois par an signifie en fait un an après le dernier enregistrement. 

Si , comme beaucoup d’entreprises, votre dernière mise à jour date d’août 2021, il est sans doute temps de penser à votre mise à jour 2022… 

Quelles sont les sanctions?

Si dans un premier temps aucune amende n’a été émise, le SPF Finances a depuis décidé de sévir. 

Pour les sociétés concernées qui sont en défaut de communication ou en défaut de collecter et de conserver les informations requises sont passible d’amendes administratives qui vont de 50 EUR à 5.000 EUR.

Les dirigeants des sociétés sur les épaules desquels repose la charge de communiquer les données et d’actualiser les données qui relèvent du registre UBO s’exposent quant à eux à une amende administrative qui varie de 250 EUR à … 50.000 EUR. 

Les ASBL sont elles également concernées?

Et oui, les ASBL tout comme les AISBL, sont concernées par cette obligation. 

Dans leur cas, bien entendu pas d’actionnaires à mentionner. 

Il s’agit par contre d’identifier les membres du conseil d’administration ainsi que toute personne habilitée à représenter l’association. Il en va de même des personne qui exerce le contrôle effectif de votre ASBL sans pour autant être formellement être administrateur ou avoir été légalement habilité à représenter l’association. 

Une dernière catégorie de bénéficiaire effectif de votre ASBL est composée des personnes physiques ou la catégorie de personnes physiques dans l’intérêt principal desquelles l’ASBL ou AISBL a été constituée. Ce qui peut faire pas mal de monde…    

Concrètment, comment fait-on?

Rendez-vous sur le site du SPF Finances consacré au registre UBO disposnible à l’adresse suivante : https://eservices.minfin.fgov.be/ubo/ 

Identifiez vous ‘au nom d’une entreprise’ et non en votre nom.

Choississez une société pour laquelle vous souhaitez confirmer les données. Ensuite cliquez sur « Rechercher une entité », puis cliquez à nouveau sur le numéro BCE de l’entité concernée.   

Vérifiez les données encodées et le cas échéant modifiez les en ajoutant les évnetuels documents probants exigés.

Après vérification, cliquez sur le bouton ‘Confirmation annuelle’ en bas à droite de votre écran.

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